Software para la Gestión y Control de tiempo y horas

El registro de tiempos de trabajo es un requisito legal fundamental en España, exigido a toda empresa por el Real Decreto-ley 8/2019, que obliga a documentar las horas de inicio y fin de la jornada diaria de su personal. Esta obligatoriedad se fundamenta en la garantía de los derechos laborales y el control efectivo de las horas realizadas. Utilizar un programa para el control horario como ForTiming proporciona a la PyME una herramienta ágil y robusta para asegurar la conformidad legal y obtener datos precisos de las horas productivas.

Sí, ForTiming es un programa de control horario diseñado específicamente para las necesidades de una empresa que busca optimizar la gestión de recursos y cumplir con el registro de la jornada laboral. La plataforma ofrece funcionalidades clave como la capacidad de personalizar la organización y los departamentos, asignar permisos específicos a los usuarios para el control de la información y la posibilidad de registrar y controlar las horas invertidas en trabajos, servicios y proyectos. Además, facilita la toma de decisiones al permitir medir la rentabilidad, lo que lo convierte en una herramienta imprescindible para una gestión empresarial completa.

El sistema de control de presencia de ForTiming se adapta al lugar de trabajo mediante diferentes métodos de fichaje. En la oficina, el empleado puede registrar su jornada desde el PC usando la aplicación de escritorio o la WebApp. Para el trabajo en remoto, el fichaje se realiza desde el teléfono móvil (Web App), lo cual incluye la opción de registrar la IP y la geolocalización, garantizando a la empresa un registro de jornada laboral exacto en cualquier ubicación.

ForTiming gestiona las horas extra al detectar y contabilizar automáticamente las horas que superan la jornada establecida en el horario teórico del empleado, permitiendo además que el usuario especifique si las horas en sus partes de tiempo son extra. Las pausas no computables se gestionan mediante el sistema de fichaje, donde el empleado registra sus salidas y entradas para la pausa, asegurando que solo se contabilice la jornada efectiva de trabajo.

Sí, ForTiming garantiza la inalterabilidad de los datos de registro de jornada laboral al sellar digitalmente cada control de fichaje para evitar manipulaciones.

El control de horas detallado por proyecto en ForTiming proporciona múltiples ventajas esenciales para la empresa. La principal ventaja es la medición de la rentabilidad, lo que permite saber si los servicios han sido rentables o no. Además, facilita la gestión de recursos al identificar en qué tareas se consume más tiempo y ayuda a detectar y prevenir desviaciones en el presupuesto, lo que lo convierte en una herramienta imprescindible para la toma de decisiones del negocio.

Sí, ForTiming es una herramienta altamente eficaz para el control de costes de proyectos gracias a la integración de sus módulos. La plataforma no solo permite registrar las horas invertidas en cada servicio, sino que también integra el registro de notas de gastos que pueden vincularse directamente al proyecto. De esta manera, el negocio puede estimar y controlar los gastos que se están produciendo y conocer tanto el número de horas incurridas como el coste total, lo cual es fundamental para una gestión presupuestaria precisa.

Sí, la funcionalidad de notas de gastos permite a los usuarios escanear tickets y adjuntar justificantes. La empresa facilita la gestión al permitir que el personal suba los justificantes directamente con la cámara de su smartphone. Esto se realiza utilizando un método de código QR, o bien a través del método clásico de adjuntar ficheros digitales en formato PDF y JPG. Esto elimina la necesidad de usar hojas de cálculo para la tramitación de los gastos de viaje y garantiza la digitalización de justificantes.

ForTiming se puede utilizar de varias maneras: con una aplicación específica para Windows instalada en el ordenador, o a través de la WebApp (versión web) usando cualquier navegador. Esto permite al personal de la empresa registrar sus partes de tiempo desde cualquier lugar, incluyendo el ordenador, el móvil o la tablet.

Sí, el software de gestión del tiempo ForTiming está diseñado para detectar desviaciones en el presupuesto de horas de manera proactiva. La empresa puede configurar una opción crucial: enviar un email de aviso al responsable del centro de coste cuando el número de horas presupuestadas alcance un porcentaje determinado. Además, existe la opción de «Bloquear al cumplir las horas», lo cual detiene automáticamente el registro de más horas trabajadas una vez agotado el presupuesto, previniendo así desviaciones.

La rentabilidad de un proyecto se mide en ForTiming comparando las horas invertidas por el equipo con el tiempo que se había presupuestado para el trabajo. Al definir un presupuesto, la empresa puede establecer la fecha de inicio, la fecha de fin y las horas presupuestadas. El dato clave es el importe acordado con el cliente, pues al registrarlo, el sistema muestra claramente si el presupuesto tiene un margen positivo o si se presenta con un margen negativo, facilitando así la medición de la rentabilidad.

Sí, ForTiming ofrece la flexibilidad de establecer diferentes tarifas para el control de costes de proyectos. Al definir el presupuesto en los centros de coste, la empresa puede configurar el cálculo de costes mediante varias opciones, incluyendo la tarifa por persona, la tarifa por actividad o una tarifa fija única para todas las horas registradas en un proyecto. Esto permite una gestión detallada y precisa del coste de las horas trabajadas según las necesidades específicas del proyecto o cliente.

Sí, la aplicación ofrece resúmenes del registro de horas trabajadas a través de sus informes detallados. Estos informes están precargados para permitir a la empresa analizar por periodo (semanal, mensual o cualquier rango de fechas) cuántas horas se invierten en cada trabajo. Además, los usuarios con permisos de administración pueden acceder a informes como las horas de jornada por empleado y configurar el envío programado de informes por email con la periodicidad deseada.

La importación masiva de empleados y proyectos (Centros de Coste) se realiza a través de un asistente disponible en la Windows App de ForTiming. Es posible importar personal utilizando una plantilla donde el email es el único dato obligatorio, y también es posible importar centros de coste y su correspondiente asignación de usuarios a varios trabajos, lo que facilita la configuración inicial del negocio.

ForTiming asegura la seguridad de los datos de la empresa mediante un respaldo diario de la información y el uso de un método de encriptación. Además, implementa un inteligente sistema de permisos que asegura que solo el personal autorizado acceda a la información y exige a cada usuario el uso de una contraseña segura, con un mínimo de 8 caracteres que incluyan minúsculas, mayúsculas y números.

Sí, el módulo de control de gastos de viaje de ForTiming incluye la gestión de kilometraje. Además de la función de escanear tickets y adjuntar justificantes, la herramienta permite a los empleados introducir las distancias recorridas con el vehículo, facilitando a la empresa la liquidación de las cantidades correspondientes.

ForTiming se diferencia de una simple hoja de cálculo en que es una solución integral y segura para la empresa que requiere más que el simple registro de la jornada laboral. A diferencia de las hojas de cálculo, ForTiming ofrece un sistema de seguridad de los datos con respaldo diario e información encriptada, cumple estrictamente con la normativa de registro de jornada, y proporciona funciones avanzadas como la medición de la rentabilidad por proyecto, la gestión de notas de gastos con digitalización de justificantes, y cuadros de mando en Power BI y Excel para la visualización de la información y la toma de decisiones.

El coste de la licencia de ForTiming se calcula por tramos de usuarios activos. Esto significa que el precio final por usuario al mes en el plan Premium dependerá de la cantidad total de usuarios activos que tenga la empresa en ese momento. Es importante destacar que el sistema no establece límites de usuarios, proyectos o clientes.

ForTiming está diseñado como un software de control de tiempos enfocado en registrar y controlar todas las horas que el equipo invierte en la prestación de servicios, trabajos y proyectos para los clientes de la organización. El núcleo de la herramienta es el registro de la jornada laboral y el control de la rentabilidad del tiempo, por lo que no incluye módulos para el control de inventario o la gestión directa de tareas de producción.